Recall-System

Ein Recall-System erinnert Patienten systematisch an anstehende Termine wie die halbjährliche Kontrolle oder die professionelle Zahnreinigung. Aus einem einmal behandelten Patienten wird so ein Stammpatient, ohne dass Ihr Team jede Erinnerung von Hand anstoßen muss.

Die meisten Patienten haben gute Absichten und vergessen den nächsten Termin trotzdem. Zwischen zwei Kontrollen liegen sechs Monate, im Alltag verliert sich der Vorsatz schnell. Ohne Erinnerung dehnt sich das Intervall auf ein Jahr oder mehr, bis irgendwann eine andere Praxis näher liegt oder der Zahnarztbesuch ganz ausfällt. Ein Recall-System fängt genau das ab und ist damit das wirksamste Werkzeug der Patientenbindung: Es füllt den Terminkalender mit Bestandspatienten, planbar und ohne Werbebudget.

Wie funktioniert ein Recall-System?

Technisch basiert der Recall auf den Daten Ihrer Praxissoftware. Nach jeder Behandlung wird das nächste Intervall hinterlegt, zum Beispiel sechs Monate für die Kontrolle oder vier Monate für die Zahnreinigung bei Parodontitis-Patienten. Rechtzeitig vor Ablauf verschickt das System eine Erinnerung per SMS oder E-Mail, idealerweise mit direktem Link zur Online-Terminbuchung, damit aus der Erinnerung sofort ein Termin wird. Reagiert der Patient nicht, folgt nach zwei bis drei Wochen eine zweite Stufe, etwa ein Anruf durch das Team. Voraussetzung ist eine dokumentierte Einwilligung des Patienten in den jeweiligen Kontaktkanal.

Konkrete Handlungsempfehlungen:

• 1. Pflegen Sie die Recall-Intervalle konsequent in Ihrer Praxissoftware, für jede Behandlungsart ein eigenes.
• 2. Holen Sie die Einwilligung für SMS und E-Mail direkt bei der Anmeldung neuer Patienten ein, dann läuft der Recall später ohne Zusatzaufwand.
• 3. Arbeiten Sie mehrstufig, erst mit der automatischen Erinnerung, nach etwa drei Wochen mit einem persönlichen Anruf bei Patienten mit hohem Behandlungsbedarf.
• 4. Messen Sie Ihre Recall-Quote als feste Größe unter Ihren Praxiskennzahlen, also den Anteil der erinnerten Patienten, die tatsächlich einen Termin buchen.

Nach unserer Erfahrung steckt in kaum genutzten Patientenbeständen mehr Umsatz als in mancher Werbekampagne, gerade bei Praxen, die seit vielen Jahren bestehen. Bevor Sie Budget in die Gewinnung neuer Patienten stecken, lohnt der Blick auf die Reaktivierung. Beides zusammen betrachten wir in der kostenlosen Potenzialanalyse. Wie ein Recall-System in eine Gesamtstrategie eingebettet wird, zeigen wir auf unserer Seite zur Patientengewinnung.