Praxiskennzahlen

Praxiskennzahlen sind Messgrößen, mit denen Sie die wirtschaftliche und organisatorische Lage Ihrer Zahnarztpraxis beurteilen. Dazu zählen Umsatz je Behandler, Neupatienten pro Monat, Terminausfallquote, Personalkostenquote, Recall-Quote und der Anteil von Privat- und Zuzahlerleistungen. Ohne diese Zahlen führen Sie Ihre Praxis nach Bauchgefühl.

Viele Inhaber kennen ihren Jahresumsatz und die BWA vom Steuerberater, aber keine unterjährigen Steuerungsgrößen. Die BWA zeigt Ihnen im März, was im Januar schiefgelaufen ist. Zum Gegensteuern kommt das zu spät. Wöchentlich oder monatlich erhobene Kennzahlen drehen das um: Sie sehen eine steigende Ausfallquote nach zwei Wochen und können reagieren, bevor sie ein Quartalsergebnis kostet.

Wie misst man Praxiskennzahlen sinnvoll?

Die Rohdaten stecken fast vollständig in Ihrer Praxissoftware und im Abrechnungssystem, sie werden nur selten ausgewertet. Für den Start reichen fünf bis sieben Kennzahlen auf einer Seite, monatlich gepflegt. Wichtig ist die Trennung von Ergebnis- und Frühindikatoren: Der Umsatz ist ein Ergebnis. Neupatientenanfragen, Auslastung der Behandlungszimmer und die Conversion Rate Ihrer Website sind Frühindikatoren, die dem Umsatz um Wochen vorauslaufen.

Konkrete Handlungsempfehlungen:

• 1. Legen Sie ein einfaches Kennzahlen-Blatt an: Umsatz je Behandler, Neupatienten, Ausfallquote, Recall-Quote und Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz. Letzteres berechnen Sie in zwei Minuten mit dem Personalkostenquote-Rechner.
• 2. Erheben Sie jede Kennzahl im gleichen Rhythmus und aus der gleichen Quelle, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
• 3. Besprechen Sie die Zahlen einmal im Monat kurz mit dem Team. Eine ZFA, die weiß, dass die Ausfallquote gemessen wird, erinnert Patienten konsequenter an ihre Termine.
• 4. Ergänzen Sie Marketing-Kennzahlen wie Anfragen über die Praxiswebsite und deren Conversion Rate, denn dort entsteht Ihr künftiger Umsatz. Wo Ihre Praxis dabei heute steht, klärt eine kostenlose Potenzialanalyse.

Der Einstieg kostet Sie einen Nachmittag für das erste Kennzahlen-Blatt und danach etwa eine Stunde im Monat. Praxen, die monatlich auf dieselben fünf Zahlen schauen, erkennen Probleme in Wochen statt in Quartalen.