Personalkostenquote

Die Personalkostenquote gibt an, welcher Anteil Ihres Praxisumsatzes in Personalkosten fließt. Berechnet wird sie, indem Sie sämtliche Bruttogehälter inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung durch den Umsatz teilen und mit 100 multiplizieren. Für Zahnarztpraxen ist sie eine der wichtigsten Praxiskennzahlen, weil das Team neben dem Material der größte Kostenblock ist.

Als grober Orientierungswert gilt in vielen Praxisberatungen ein Korridor von 22 bis 28 Prozent, jeweils ohne das Gehalt des Inhabers gerechnet. Eine Prophylaxe-lastige Praxis mit drei ZMP-Stellen liegt naturgemäß höher als eine chirurgisch ausgerichtete Überweiserpraxis. Die Quote allein sagt deshalb wenig, spannend wird sie im Verlauf über mehrere Quartale und im Vergleich mit dem Umsatz, den jede Stelle erwirtschaftet.

Warum ist das wichtig für Ihre Praxis?

Steigt die Quote über mehrere Quartale, ohne dass der Umsatz mitwächst, haben Sie ein strukturelles Problem: zu viel unproduktive Zeit, zu geringe Auslastung der Behandlungszimmer oder Gehälter, die schneller steigen als die Honorare. Sinkt sie dagegen deutlich unter den Branchenkorridor, ist das selten ein Grund zur Freude. In Zeiten von Fachkräftemangel bedeutet eine zu niedrige Quote oft unbesetzte Stellen, und die kosten Sie über ausgefallene Termine mehr, als Sie beim Gehalt sparen. Was eine offene Stelle konkret kostet, können Sie mit dem Vakanzkosten-Rechner überschlagen.

Konkrete Handlungsempfehlungen:

• 1. Berechnen Sie Ihre aktuelle Quote mit dem Personalkostenquote-Rechner und halten Sie das Ergebnis quartalsweise fest, damit Sie Trends früh erkennen.
• 2. Rechnen Sie produktive und unproduktive Stunden getrennt. Eine ZFA, die täglich zwei Stunden mit Telefon und Papierkram verbringt, verschiebt Ihre Quote, ohne dass jemand mehr verdient.
• 3. Prüfen Sie die Gehälter Ihres Teams gegen den Marktwert, zum Beispiel mit dem ZFA-Gehaltsrechner. Unterbezahlte Mitarbeiter kündigen, und jede Fluktuation kostet Sie Einarbeitungszeit und Umsatz.
• 4. Steigern Sie den Umsatz je Stunde, bevor Sie an Stellen sparen: bessere Terminplanung, ein sauberes Recall-System und delegierbare Leistungen in der Prophylaxe wirken stärker auf die Quote als jede Gehaltsverhandlung.

Eine gesunde Personalkostenquote entsteht aus beiden Richtungen, also aus fairen Gehältern und einem Umsatz, der zur Teamgröße passt. In unserer Arbeit mit Zahnarztpraxen sehen wir seit 2018 immer wieder: Wer nur die Kostenseite drückt, verliert Mitarbeiter und zahlt am Ende drauf.