Vakanzkosten

Vakanzkosten sind die Kosten, die entstehen, solange eine Stelle unbesetzt bleibt. Sie setzen sich zusammen aus entgangenem Umsatz, der Mehrbelastung des restlichen Teams und den Ausgaben für die Personalsuche. In der Zahnarztpraxis fallen sie besonders ins Gewicht, weil eine fehlende ZFA unmittelbar Behandlungskapazität kostet.

Das Tückische an Vakanzkosten: Sie tauchen auf keiner Rechnung auf. Fällt eine Prophylaxekraft weg, werden PZR-Termine abgesagt oder nach hinten geschoben, Behandlungszimmer bleiben zeitweise leer und Überstunden häufen sich im Team. Da die ZFA laut Bundesagentur für Arbeit als Engpassberuf gilt, dauert eine Neubesetzung häufig mehrere Monate. Über diesen Zeitraum summieren sich Beträge, die viele Inhaber deutlich unterschätzen, bis hin zur Folgekündigung überlasteter Kollegen als teuerster Position.

Wie misst man Vakanzkosten?

Die einfache Rechnung: entgangener Umsatz pro Arbeitstag mal Anzahl der offenen Tage, plus Kosten für Anzeigen und Auswahlverfahren, plus Überstunden und Ausfallzeiten im Team. Für den entgangenen Umsatz nehmen Sie den Tagesumsatz, den die Position typischerweise mitträgt, bei einer Prophylaxekraft also die ausgefallenen PZR-Termine. Damit Sie das nicht von Hand rechnen müssen, haben wir die Logik in unseren Vakanzkosten-Rechner gepackt: Praxisgröße und Stelle eingeben, dann sehen Sie das Ergebnis pro Monat.

Konkrete Handlungsempfehlungen:

• 1. Rechnen Sie Ihre eigene Zahl aus und legen Sie sie neben Ihr Budget für die Personalsuche. Diese Gegenüberstellung verändert die Entscheidung über Kampagnen fast immer.

• 2. Verkürzen Sie Ihr Recruiting: Melden Sie sich innerhalb eines Werktags bei Bewerbern zurück und bieten Sie Kennenlerntermine noch in derselben Woche an.

• 3. Bauen Sie einen Talent Pool auf, damit Sie bei der nächsten Vakanz sofort erste Gespräche führen können.

• 4. Senken Sie das Risiko neuer Vakanzen durch Mitarbeiterbindung und ein sauberes Onboarding, denn die günstigste Vakanz ist die, die gar nicht entsteht.

Wer seine Vakanzkosten kennt, bewertet die Personalsuche anders. Ein vierstelliges Budget für eine Recruiting-Kampagne wirkt zunächst hoch, neben den Kosten von vier Monaten unbesetzter Stelle wird es überschaubar. Wie Sie offene Stellen planbar besetzen, zeigt Ihnen unsere Seite zur Mitarbeitergewinnung für Zahnarztpraxen.